Stadgar för arbetsordning i Sollentuna ungdomsråd

Senast ändrade: 18/11-19 vid ordinarie årsmöte samt 25/11-19 genom mandat av årsmötet

OBS: Dessa stadgar fungerar endast som ett komplement till SUR:s reglemente. Därför står inte vad reglementet säger med i stadgarna. Om stadgarna skulle stå i konflikt med reglementet är det alltid reglementet som gäller.

§1.1.1 läses “paragraf 1, moment 1, delmoment 1”. Likaså läses §11.3.7 “paragraf 11, moment 3, delmoment 7”.

Härefter benämns Sollentuna ungdomsråd “Rådet”.

§1 Stadgar

§1.1 Stadgarna kan endast ändras under ett ordinarie eller extra årsmöte.

§1.2 Vid omröstning gällande förändring av stadgarna gäller kvalificerad majoritet, där ¾ (75 %) eller fler av alla närvarande röstberättigade ska rösta för förslaget för att detta ska röstas igenom, om inte annat anges i reglementet eller stadgarna.

§1.3 Utöver stadgarna och reglementet beslutar Rådet själva om sina arbetsformer.



§2 Omröstning

§2.1 Rådet fattar alla formella beslut inom sig genom omröstning, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§2.2 Alla omröstningar inom Rådet sker i första hand genom acklamation. Vilket alternativ som ska tillämpas för acklamationen fastställs innan röstningen börjar av mötesordförande.

§2.3 Vid omröstningar inom Rådet gäller enkel majoritet, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§2.4 Röstlängd fastställs innan omröstning. Alla av Rådets aktiva medlemmar som är närvarande vid omröstning är röstberättigade och har 1 röst var om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§2.5 Rösträknare utses innan omröstning. Rösträknaren har samma rösträtt som om den inte hade varit rösträknare.

§2.6 Votering eller sluten votering kan begäras av en medlem om denne anser att det råder osäkerhet kring huruvida tillräckligt många har röstat “Ja” eller “Nej” under en omröstning för att ett beslut ska kunna fattas.

§2.6.1 Vid votering och sluten votering räknar rösträknaren rösterna för respektive förslag och meddelar mötesordförande om resultatet.

§2.7 Vid lika många röster under en omröstning vinner huvudförslaget om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§2.7.1 Huvudförslaget är i allmänhet det förslag styrelsen lägger fram om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§2.7.2 Huvudförslaget anges av mötesordförande innan acklamation eller omröstning.

§2.8 Rådet kan fatta beslut utanför möten genom sina medier för kommunikation mellan aktiva medlemmar, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet. I dessa fall gäller §2.2 och §2.7-2.9.

§2.8.1 Om ¼ (25%) av Rådets aktiva medlemmar begär det kan omröstningen flyttas till ett möte.

§2.9 Vid personval gäller, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet, att:
Den person med störst andel av de avgivna rösterna blir vald.
Vid lika röstetal för någon / några av kandidaterna för den post / de posterna den givna omröstningen är till för ska röstningen göras om mellan de av dessa kandidater med samma röstetal, alltså är detta ett undantag från §2.7.
Vid lika röstetal igen avgör lotten.

§2.10 Eventuella yrkanden på förslag behandlas samtidigt som ursprungsförslaget. Det yrkande som vinner i varje givet fall är det som får störst andel av alla avgivna röster. Huvudförslaget i detta fall är det ursprungliga förslaget om det är en proposition, annars är förslagen / yrkandena jämställda.

§2.11 En röstberättigad kan välja att lägga ned sin röst om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.



§3 Medlemskap

§3.1 Medlemskap i Rådet uppnås genom att en potentiell medlem registreras som medlem i Rådet genom SVUNG:s medlemsregister. Medlemskap innebär röst-, yttrande- och yrkanderätt på, samt rätt att skicka in motioner till, årsmötet (för mer information, se §5), men inga formella skyldigheter gentemot Rådet.

§3.1.1 Medlemskap gäller fram till nästkommande årsskifte. Rådet ska skicka ut en inbjudan till föregående års medlemmar om att behålla sitt medlemskap för nästa år.

§3.1.2 Rådet reserverar sig rätten att skicka ut mejl till sina medlemmar med exempelvis uppdateringar om sin verksamhet och frågor kopplade till den.

§3.2 Aktivt medlemskap är en utökad form av medlemskap.

§3.2.1 Aktivt medlemskap uppnås genom att en potentiell medlem under verksamhetsåret tackat ja till medlemskap och då medverkat på åtminstone 2 möten under terminen eller varit aktiv medlem terminen innan.

§3.2.2 När en potentiell medlem har uppfyllt dessa villkor ska hen tillfrågas om hen vill bli aktiv medlem i slutet av hens 2:a möte för terminen. Om hen inte tackar ja när tillfället då erbjuds ska hen beviljas aktivt medlemskap om hen uttrycker en önskan om det vid ett senare möte under terminen.

§3.2.3 Införlivning av nya aktiva medlemmar samt erbjudande om aktivt medlemskap ska protokollföras.

§3.2.4 Aktivt medlemskap innebär följande:
Samma rättigheter som vid vanligt medlemskap
Rösträtt på Rådets möten (undantaget styrelsemöten)
Tillgång till Rådets interna medier för kommunikation
Möjlighet att representera Rådet offentligt (exempelvis på event och skolbesök)
Möjlighet att bli tilldelad ansvar för någon del av Rådets verksamhet

§3.2.5 Aktivt medlemskap gäller från terminen en blir medlem till nästa termins slut om §3.2.1 inte uppfylls.

§3.3 Medlemskap i Rådet innebär även medlemskap i SVUNG och STUNG.

§3.4 Medlemskapet ska upphävas om medlemmen ber om det. För aktiva medlemmar ska detta protokollföras.



§4 Konton

§4.1 Konton tillhörande SUR, t ex Rådets Gmail, Rådets Google Drive, Rådets Facebooksida och Rådets konton på sociala medier ska vara tillgängliga för ordförande och vice ordförande.

§4.2 Ordförande och vice ordförande bestämmer lösenord till Rådets konton.

§4.3 Tillgång till Rådets konton för övriga medlemmar beslutas om av ordförande och vice ordförande.



§5 Årsmöte

§5.1 Ordinarie årsmöte ska hållas innan december månads utgång varje år. Datum för kommande årsmöte föreslås under årsmötet och slutgiltigt datum fastställs senast 4 veckor innan både årsmötets förslag på datum och det slutgiltiga datumet.

§5.2 Styrelsen ansvarar för att kalla Rådets medlemmar till årsmöte senast 4 veckor innan årsmötet.

§5.3 Alla Rådets medlemmar som närvarar har rösträtt, yrkanderätt och yttranderätt under årsmötet.

§5.4 Motioner och propositioner till årsmötet ska vara styrelsen och medlemmarna tillhanda senast 2 veckor innan årsmötet.

§5.5 Samtliga Rådets medlemmar har rätt att lämna motioner till årsmötet.

§5.6 Årsmöteshandlingar ska vara tillgängliga för medlemmarna senast 7 dagar innan årsmötet.

§5.7 Årsmötets uppgifter är att:
Utse förslag på ordförande och vice ordförande för beslut av kommunstyrelsen.
Utse ledamöter till styrelsen.
Godkänna verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse.
Behandla motioner och propositioner.
Besluta om att ge innevarande års styrelse ansvarsfrihet.
Besluta om verksamhetsplan och budget för nästkommande verksamhetsår.

§5.8 Årsmötet ska behandla åtminstone dessa punkter:
Årsmötet öppnas
Fastställande av röstlängd
Val av justerare
Val av rösträknare
Val av mötesordförande
Val av mötessekreterare
Fastställande av ärendelista
Behandling av motioner och propositioner
Redovisning av verksamhetsberättelse
Redovisning av ekonomisk berättelse med följande:
resultaträkning
balansräkning
Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.
Beslut om verksamhetsplan inför kommande verksamhetsår
Beslut om budget inför kommande verksamhetsår
Val av förslag på ordförande och vice ordförande för beslut av kommunstyrelsen
Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen
Val av ledamöter till styrelsen
Val av valberedning
Beslut om omedelbar justering av punkterna 14 - 16
Planering inför nästa årsmöte
Övriga frågor
Årsmötet avslutas

§5.9 Extra årsmöte ska hållas om majoriteten av styrelsen eller ⅓ av Rådets medlemmar begär det, eller om en styrelsemedlem avgår. Denna begäran kan inte nekas av ordförande eller vice ordförande.

§5.9.1 Extra årsmöte ska hållas åtminstone fyra veckor efter att det begärts. Exakt datum beslutas av de närvarande under närmaste möte efter att årsmötet begärts.

§5.9.2 Vid extra årsmöte gäller §5.2 - §5.6 i stadgarna.



§6 Styrelse

§6.1 Styrelsen väljs av årsmötet.

§6.2 För att kandidera och väljas till styrelsen krävs att en är aktiv medlem.

§6.3 Styrelsen lägger fram ett förslag på specificering av verksamhetsplan och budget innan januari månads utgång samt ansvarar för Rådets verksamhet mellan årsmötena.

§6.4 Styrelsen har befogenhet att fatta mindre omfattande beslut som de anser nödvändiga att ta mellan Rådets möten, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet. Den kan även ha styrelsemöten, där endast styrelsemedlemmar har rösträtt och beslut kan fattas om frågor som endast rör styrelsen, exempelvis fördelning av ansvar inom styrelsen och utarbetande av förslag på verksamhetsplan.

§6.4.1 Beslut fattas av styrelsen enligt §2.1-2.2 och §2.5-2.9 och alla styrelsemedlemmar har 1 röst var, om inte annat anges i stadgarna eller reglementet.

§6.4.2 Om beslut fattade av styrelsen kan anses vara betydelsefulla är de skyldiga att informera övriga Rådets medlemmar att ett beslut har fattats och på förfrågan från en eller flera av Rådets medlemmar ge ytterligare information om det.

§6.5 Styrelsen ska redovisa verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse på årsmötet.

§6.5.1 Verksamhetsberättelsen ska innehålla rådets verksamhet under året, t ex veckodag(ar) för ordinarie möten, remisser Rådet har behandlat och evenemang Rådet har anordnat.

§6.5.2 Den ekonomiska berättelsen ska innehålla en resultaträkning och balansräkning.

§6.6 Styrelsen ska bestå av minst 3 och högst 9 styrelsemedlemmar, inklusive ordförande och vice ordförande.

§6.7 Styrelsen leds av ordförande och vice ordförande.

§6.7.1 Ordförandens uppgifter och befogenheter är dessa:

§6.7.1.1 Obligatoriska:
Kalla till möte
Kalla till omröstning
Leda Rådets möten om de som närvarar inte beslutar annat
Fördela ansvar
Med synnerliga skäl som grund neka en begäran från en enligt stadgarna tillräcklig andel av alla medlemmar i Rådet, så vida denna andel inte är eller överstiger ½ av rådets medlemmar

§6.7.1.2 Förhandlingsbara (dessa kan ges till annan styrelsemedlem eller aktiv medlem):
Ansvara för att mejl till Rådet besvaras och behandlas
Införliva nya medlemmar i Rådet
Ansvara för att nya medlemmar får tillräcklig information om Rådet
I övrigt beslutar styrelsen vilka ordförandens uppgifter ska vara.

§6.7.2 Vice ordförandens uppgift är att bistå ordföranden med dennes uppgifter och temporärt överta dessa när ordförande är frånvarande eller av annan anledning inte kan utföra sina uppgifter.

§6.8 Styrelsen får konstituera sig fritt om inte årsmötet beslutar annat. Dock måste styrelsen utse en ekonomiansvarig bland styrelsemedlemmarna (ordförande och vice ordförande inräknade).

§6.9 Styrelsen kan fritt utse utskott, kommitéer, arbetsgrupper etc, med ansvar för angivna områden, verksamheter eller liknande.

§6.10 Styrelsen ansvarar för att alla i Rådet följer reglementet och stadgarna.

§6.11 Styrelsen ansvarar för att verksamhetsplanen följs.

§6.12 Styrelsen har övergripande ansvar för Rådets relation till offentligheten, organisationer och individer.

§6.13 Styrelsen ansvarar för att upprätta en fungerande kommunikation till samtliga Rådets medlemmar.

§6.14 Om en styrelseledamot vill avgå från sin post under vårterminen eller innan september månads utgång ska ett extra årsmöte, om möjligt enligt stadgarna, reglementet och övriga rådande förutsättningar, hållas innan terminens utgång. Det är vid detta tillfälle styrelseledamoten formellt avgår.

§6.15 Om ordförande eller vice ordförande vill avgå från sina poster under vårterminen eller innan september månads utgång behöver kommunstyrelsen fatta beslut om detta samt tillsättandet av nya människor för att fylla dessa poster i enlighet med reglementet. Förslag på nya kandidater till dessa poster i denna situation tas fram genom ett extra årsmöte.



§7 Valberedning

§7.1 Valberedningen väljs av årsmötet

§7.2 Valberedningen har som uppgift att bereda underlag till årsmötet inför val av styrelse genom att:
Ge förslag på vilka som ska ingå i styrelsen och vilka av dessa som ska vara ordförande respektive vice ordförande
Ge förslag på styrelseposternas antal

§7.3 Valberedningen består av minst 1 och högst 3 medlemmar.

§7.3.1 Vakanta poster kan fyllas under verksamhetsåret genom omröstning under ett möte i Rådet.

§7.4 När en medlem går med i valberedningen avsäger sig hen eventuella anspråk på styrelseposter under kommande och nästkommande verksamhetsår. Hen har i övrigt samma rättigheter och möjligheter som en aktiv medlem.

§7.4.1 Avsäger sig en medlem i valberedningen sitt uppdrag kan denne kandidera till styrelsen under nästa årsmöte.



§8 Redovisningsår

§8.1 Rådets verksamhetsår är perioden mellan årsmöten.

§8.2 Rådets bokföringsår följer verksamhetsåret.

§8.3 Verksamhetsberättelsen redogör för det gångna verksamhetsåret.

§8.4 Den ekonomiska berättelsen redogör för det gångna bokföringsåret.



§9 Tecknande av firma

§9.1 Rådets firma tecknas i första hand av ordförande, vice ordförande och ekonomiansvarig, men kan även tecknas av en övrig medlem i Rådet med ordförande, vice ordförande eller ekonomiansvariges skriftliga godkännande. Tecknande av firma ska ske i samråd med Kultur- och fritidskontoret.



§10 Möten

§10.1 Ordinarie möten ska hållas regelbundet (med undantag för helgdagar). Vilken veckodag möten ska hållas bestäms av styrelsen baserat på vilka dagar och tider Rådets medlemmar kan ses.

§10.2 Vid Rådets möten är i första hand ordförande, eller om denne är frånvarande, vice ordförande, mötesordförande om inte de som närvarar på mötet beslutar annat.

§10.3 Vid protokollförda möten ska en sekreterare och justerare utses, vilka skriver under protokollet vid sidan av mötesordföranden.

§10.4 Ytterligare detaljer kring möten beslutar styrelsen om, t ex eventuell standardagenda.

Så behandlas dina personuppgifter

Det ungdomsråd du nu blir medlem i ansvarar för att dina personuppgifter behandlas med noggrann försiktighet och att dessa inte lämnas vidare till annan part, utan ditt samtycke.

Du lämnar nu dina personuppgifter i databasen eBas, som är ett rapportsystem för alla medlemsungdomsråd i Sveriges Ungdomsråd. När du blir medlem i det här ungdomsrådet blir du även medlem i Sveriges Ungdomsråd.

Sveriges Ungdomsråd följer Personuppgiftslagen och behandlar dina uppgifter med noggrann försiktighet.

Sveriges Ungdomsråd använder dina personuppgifter vid ringkontroller, för att säkerställa ungdomsrådets medlemslista. Då ringer vi till slumpvis utvalda medlemmar och frågar om de är medlemmar och om de varit med på ett möte med ungdomsrådet eller varit med på ett annat ungdomsrådsarrangemang.

Sveriges Ungdomsråd skickar kontinuerligt utskick till alla medlemmar i organisationen. Det kan även förekomma enkätundersökningar som du ombeds svara på.

Uppgifterna används även som underlag vid statsbidragsansökan, landstingsbidragsansökningar och statistik.

Granskare från statlig myndighet eller region/landstingsförbund kan få möjlighet att granska personuppgifter från Sveriges Ungdomsråds kansli, om deras arbete kräver det.